Meer met minder door leren te verbeteren en beheersen

Een van de grootste gemeenten staat, net als veel anderen voor de grote uitdaging om de komende jaren meer met minder te moeten doen. Meer taken vanuit de zware decentralisering vanuit de overheid en de overgang naar het zijn van het ‘eerste loket van de overheid’ per 2015. Maar vooral ook met minder middelen door de zware financiële druk die voortkomt uit de bezuinigingsdruk die het kabinet heeft opgelegd en de gevolgen die de financiële crisis heeft.  Naast korte, snelle bezuinigingsacties, wil de gemeente ook duurzame bezuiniging en verbetering leren doorvoeren.  Optimalisatie die blijvend is en ook daadwerkelijk is doorgevoerd in de processen binnen de organisatie.
Hiertoe hebben we een aantal medewerkers binnen de gemeente opgeleid tot Lean Green Belt en hebben we ze gecoacht in het uitvoeren van optimalisatieprojecten op inhoud en vaardigheden om het geleerde optimaal in de praktijk te brengen. Parallel hieraan is een Yellow Belt awareness workshop georganiseerd voor de gemeente waar 100 deelnemers bij aanwezig waren en is bij een organisatieonderdeel een Lean simulatiegame uitgevoerd bij een aantal samenvoegende afdelingen.

Duurzame organisatieontwikkeling met procesmanagement als middel

Door de veranderende omgeving (nieuwe waterschapswet, decentralisering van taken vanuit de overheid, meer ketensamenwerking en noodzaak tot ketenregie) in de waterschapswereld, heeft een waterschap zich tot doel gesteld gericht werk te maken van de professionalisering van de organisatie en de interne bedrijfsvoering, met een focus op voortdurende verbetering, ontwikkeling en kwaliteitsmanagement. Hiertoe is een impuls programma gestart, wat meerdere losse initiatieven samenbrengt en de professionalisering daarmee moet versnellen en versterken.
Het evolutionaire project, met focus op zowel beheersing (nieuwe waterschapswet, risicomanagement, basis op orde AO/IB) als op optimalisatie, is ingedeeld in een aantal sporen. Elk spoor kent zijn eigen focus. Een spoor focust zich bijvoorbeeld op het vaststellen stip op de horizon (waar willen we naar toe en waarom en hoe gaan we daar komen en wat vraagt dat van ons) en belangrijker nog, welk gedrag daarbij gewenst en bepalend is (en hoe dat aan te leren is). Een anders spoor focust zich juist meer op de visie, toepassing en inzet van procesmanagement als hulpmiddel. Op een zodanige manier dat de organisatie snapt hoe dit te gebruiken en ook leert de hulpmiddelen juist en effectief toe te passen. De sporen zijn individueel van enorm belang, maar ook in samenhang.
We hebben het waterschap organisatiebreed ondersteund bij de visievorming, het opzetten en managen van het programma, het begeleiden van de verandering, het begeleiden van het MT in het vaststellen van de stip en veranderstrategie, het opleiden en coachen van medewerkers tot Lean Six Sigma Green Belt, het geven van trainingen procesmanagement en het ondersteunen en adviseren omtrent kwaliteitsmanagement.
De kracht en het doel van dit programma is de energie die loskomt doordat de organisatie zelf samen bepaalt welke koers ze inzetten en nadenkt hoe daar te komen. Maar meer nog door de kennis die overgedragen, gedeeld en toegepast wordt doordat de medewerkers zelf leren continue te verbeteren.

Doelmatigheidsonderzoek ten behoeve van een bedrijfsvoeringplan voor de divisie educatie

Het bestuur van een Regionaal Opleidingscentrum wil uitzoeken of haar divisie Educatie zodanig is ingericht dat ze optimaal kan presteren. Hiertoe hebben we onderzoek uitgevoerd naar de bedrijfsvoering van de ondersteunde diensten van de divisie. De doelstelling was waar mogelijk efficiency- en  effectiviteitverbeteringen te achterhalen en door te voeren in een nieuw bedrijfsvoeringplan. Naast deze verbeteringen vanuit de huidige situatie, moest het bedrijfsvoeringplan aansluiten op de effecten van de externe ontwikkelingen en veranderende marktomstandigheden (zowel qua marktbenaderingsbeleid als qua formatieontwikkeling).
Het onderzoek heeft zich primair gericht op de analyse en optimalisatie van de inzet van methoden, middelen, mensen en structuur, het benchmarken van de verzamelde gegevens en het voeren van een kwantitatieve vraaganalyse.  De volgende fasen zijn hierbij doorlopen:

• Definitiefase
• Gegevensverzameling (bedrijfsvoering/ financiële analyse, kwalitatieve analyse, vraagontwikkeling bepalen, benchmarken)
• Analysefase
• Rapportage/ advies

Op basis van het onderzoek en de aanbevelingen heeft het bestuur de mogelijkheid gevkregen tot het nemen van onderbouwde beslissingen over organisatie, bedrijfsvoering en formatie van de ondersteunende diensten van de divisie Educatie.

Het overleven van de WMO: een volledig nieuw bedrijf(svoeringplan) om weer rendabel te worden

Na invoering van de WMO hebben de thuiszorginstellingen van een grote gezondheidszorgorganisatie die zowel ouderenzorg als thuiszorg aanbiedt te kampen met een enorme prijsdaling en daarmee druk op de exploitatie. Het huidige kostenniveau was veel te hoog gegeven de nieuwe marktsituatie. Om uit de rode cijfers te komen en weer een rendabele bedrijfsvoering te krijgen hebben we een geheel nieuw bedrijfsvoering/ organisatieplan (greenfield) ontworpen met de organisatie. Op basis hiervan is een programmaorganisatie opgezet met de opdracht een nieuw zelfstandig efficiënt en effectief HV bedrijf te ontwerpen en op te zetten en de reorganisatie te begeleiden.
Het programma bestond uit de projecten strategie, markt, processen, systemen, huisvesting, HR en finance. Het programma hebben we samen met een strategie- en organisatieadviesbureau en met afgevaardigden van de organisatie uitgevoerd. Aan het totale programma werkten ongeveer 40 personen mee.
Op basis van de uitdagende marktontwikkelingen is eerst een hoofdontwerp en daarna een detailontwerp gemaakt, waarin een gedegen financiële analyse is uitgevoerd, een nieuwe strategie is ontworpen inclusief nieuw competitief businessmodel, de processen zijn geanalyseerd en geoptimaliseerd (efficiënter en effectiever en HKZ proof, zonder gebonden te zijn aan het ‘bestaande’), de systemen en de huisvestingskeuzes zijn geoptimaliseerd en een optimale organisatiestructuur is ontworpen.
Bij de aanpak is gebruik gemaakt van ons Process Excellence model. Hierbij zijn de volgende uitgangspunten gesteld:

• Uitgangspunt voor de procesinrichting binnen de nieuwe organisatie is “Operational Excellence”, dit betekent dat de processen zijn ingericht op:
  • Standaardisatie van producten en diensten.
  • Flexibel in termen van opschaling en inkrimpen.
  • Coördinatieprocessen aansturen op maximalisatie van de marge (prijs en productiviteit).
  • Uitvoeringsprocessen aansturen op minimalisatie van de kosten.
  • Ontwerpvisie die bestaat uit:
  • Volledig herontwerp (gebruikmakend van referentiemodellen van binnen en buiten de organisatie)
  • Participatief (zoveel mogelijk toekomstige sleutelfunctionarissen betrekken ten behoeve van draagvlak en opleiding)

De blauwdruk, businesscases en detailontwerp zijn zowel bestuurlijk als met de OR continue besproken. Op basis van het ontwerp hebben we de trainingen opgezet en de implementatie (train de trainer) begeleid.
Het programma heeft geleid tot een reorganisatie van de huidige organisatie (uniformering en centralisatie van de HV organisatie, inrichting op basis van process excellence) met een gerealiseerde besparing van 20%.